Communication interne : réussissez l’intégration d’un nouveau salarié !

Saisissez cette chance de faire bonne impression ! L’intégration d’un nouveau salarié est un temps privilégié car vous allez pouvoir mettre en avant vos valeurs et nouer une relation positive avec votre nouveau collaborateur. Cette démarche d’intégration a pour but de lui donner une vraie place dans l’entreprise et surtout de transformer le recrutement en succès. De son côté, le salarié doit se montrer réceptif, curieux et avoir soif d’apprendre. Dans cet article, nous allons vous donner des pistes pour réussir l’intégration d’un nouveau « padawan » dans vos équipes.

Anticipez l’intégration du nouveau salarié

Organiser un parcours d’intégration complet est la meilleure façon d’intégrer votre nouveau collaborateur sans passer à côté d’une étape importante.

  • Prévenez vos employés

C’est l’élément le plus important : informez vos équipes de l’arrivée du nouveau collaborateur avec qui ils seront amenés à travailler. Indiquez-leur le motif de l’embauche, la date et les missions qui lui seront confiées. N’hésitez pas à leur dire de vive voix et les relancer par e-mail la veille du jour J, afin qu’ils réservent le meilleur accueil possible à votre nouvelle recrue ! Cette annonce est une action de communication interne importante.

  • Préparez le poste de travail

 Avant l’arrivée de votre nouveau collaborateur, assurez-vous qu’il dispose de tout le matériel nécessaire pour réaliser sa mission dans de bonnes conditions : bureau, ordinateur, identifiants informatiques, tenue de travail… Tout doit être prêt avant son arrivée.  

  • Trouvez-lui un « parrain »

 Sur la base du volontariat, vous pouvez mettre en place un système de tutorat/parrainage. Il permet au nouvel arrivant de tisser des contacts et sortir d’une forme « d’isolement ». Cette solution présente plusieurs avantages :

  • Créer un lien hors hiérarchie managériale : échanges facilités car plus « libres »
  • Bénéficier de l’expérience des collaborateurs (valorisation de ces derniers)
  • Élargir le « cercle » du nouvel arrivant
  • Alléger le manager sur certains points du parcours
  • Fournissez un « book, livret » d’intégration

Attelez-vous à la création d’un document synthétique (au format papier ou électronique) qui suit le collaborateur tout au long de son parcours d’intégration. Ce document concentre l’ensemble des informations pratiques communes à l’ensemble des salariés. L’information doit être organisée par grandes thématiques et mots-clés. Ce livret doit également contenir un trombinoscope qui permettra au nouvel arrivant d’identifier les rôles et les noms des principaux collaborateurs. Afin de faciliter le repérage du nouvel arrivant dans les locaux, ajoutez une carte du site avec la localisation des principaux services/activités.

  • Faites-lui visiter l’entreprise

Pour les grandes entreprises, la visite globale peut devenir collective et être programmée chaque trimestre. Organisée par les services RH ou par les parrains, elle peut être introduite par une vidéo, un diaporama ou un motion-design donnant les chiffres clés liés à l’activité de l’organisation.

  • Déjeunez avec les nouveaux arrivants

Annuellement, pourquoi ne pas organiser un déjeuner regroupant l’ensemble des nouveaux arrivants, la direction, les RH et le service communication ? L’objectif est de recueillir un feedback, un regard neuf. Demandez-leur d’être force de proposition à travers des suggestions et points d’amélioration grâce à leur vision fraîche et objective de votre organisation.

  • Créez des modules d’e-learning

Certaines informations générales relèvent plus d’une formation que d’une information  (ex : consignes HSE) : des modules d’e-learning peuvent être mis en place. L’avantage : au-delà des nouveaux arrivants, cela permet de proposer à l’ensemble des salariés des « piqûres de rappel » sur des sujets importants, en toute autonomie.

Intégration d’un nouveau salarié : les choses à ne pas faire 

  • Vouloir tout faire/tout dire/tout de suite

Planifiez l’intégration dans le temps pour accompagner le collaborateur sur la durée (3 mois, 6 mois, un an). Diversifiez les formes des supports pour éviter l’effet « indigestion », tout en conservant la cohérence graphique de votre marque.

  • Sur-solliciter le nouveau collaborateur

Préparez des supports adaptés regroupant les informations pratiques communes à tous. Rendez le collaborateur acteur de son intégration (autonomie, feedbacks). Appuyez-vous sur le système de parrainage (sans lien hiérarchique).

  • Mobiliser des équipes sur des actions répétitives

Pensez collectif en organisant une visite de l’entreprise, un welcome event…

L’intégration d’un nouveau salarié : ce n’est pas tout !

Vous l’aurez compris, il n’y a pas de méthode miracle ! Cependant, une bonne anticipation permettra à votre entreprise de faciliter l’intégration d’un nouveau salarié. Après la phase d’accueil, le nouveau collaborateur devra être formé, puis accompagné jusqu’à ce qu’il soit totalement opérationnel. Il est important de réaliser des points réguliers pour s’assurer que l’intégration du salarié se passe bien et que la prise de poste se déroule dans les meilleures conditions.

Cet article vous a plu ? N’hésitez-pas à partager avec nous vos astuces pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur et vos retours d’expérience !