Organiser votre événement en 4 étapes : J – 3 mois (1/2)
Un stand sur un salon professionnel, une journée portes ouvertes, un séminaire dédié à votre secteur d’activités, l’anniversaire d’une entreprise…Quel qu’il soit, votre événement doit marquer les esprits… dans le bon sens ! Favoriser un souvenir positif pour les participants en lien avec votre marque et votre identité est essentiel. Une fois les objectifs, le fil conducteur et la thématique définis, il est urgent de commencer à organiser votre événement, au moins 3 mois en amont. Rien ne sert de vouloir éblouir ou être toujours plus original pour épater vos invités si la logistique ne suit pas : un événement réussi est avant tout un événement bien organisé !
1. Choisissez la date avec soin
Bien entendu, le choix de la date idéale pour organiser votre événement est à affiner en fonction de votre secteur d’activité (qui peut avoir ses usages), de la nature de l’événement, ses objectifs, et ses participants. Cependant, de manière globale, vous devrez faire attention à :
Éviter les périodes de vacances scolaires et les débuts et fin de semaine (lundi et vendredi) ;
Penser que le mercredi, jour des enfants, peut empêcher certains invités de se déplacer ;
Ne pas oublier de vérifier les jours fériés pour éviter les weekends prolongés (ce qui peut être un avantage dans le cas d’une animation culturelle ou d’un événement festif destiné à une cible externe) ;
Tenir compte de votre environnement interne (réunions, comité de direction…) mais aussi externe (événements sportifs, animation de grande ampleur dans votre ville, événements nationaux, etc.).
Une fois votre date choisie et validée, envoyez un save the date à vos invités, idéalement 1 à 2 mois à l’avance. Attention, le save the date n’exclut pas l’envoi d’une invitation avec un programme plus détaillé (3-4 semaines avant l’événement) .
2. Retenez un lieu cohérent
Le lieu retenu pour organiser votre événement devra être en cohérence avec celui-ci et en sera souvent être l’un des points-clés : en effet, le lieu peut avoir un impact sur le programme que vous avez en tête. La taille de l’emplacement retenu et sa jauge d’accueil devront notamment être adaptées au nombre de participants prévu.
N’hésitez pas à lister plusieurs lieux en tenant compte de :
la zone d’accueil ;
l’espace restauration ;
le positionnement d’une ou plusieurs zones d’animation ;
l’accessibilité ;
la nécessité d’une zone technique (stockage, cuisine, zone de livraison) ;
Anticipez les repérages TRÈS en amont pour assurer la disponibilité du lieu à la date de votre événement.
En septembre 2016, Hitech Software invitait ses clients à fêter ses 30 ans. Au programme de cette soirée : présentation des innovations Hitech Software, simulateur de réalité augmentée, ambiance musicale, cocktail dînatoire et présentation de la nouvelle charte graphique réalisée par Couleur Citron.
3. Prévoyez les animations
Les objectifs de votre événement et sa thématique vous aideront à définir les différentes animations qu’il sera pertinent de proposer à vos participants. Dès lors que celles-ci sont validées, contactez rapidement les prestataires nécessaires. Prévoyez toujours un repérage des lieux en amont avec ces derniers afin d’anticiper leurs contraintes techniques.
4. Communiquez !
Créer une identité graphique propre à votre événement est incontournable, afin de marquer l’importance de l’event et le rendre identifiable. Restez cependant cohérent avec la charte graphique de votre entreprise pour garder en homogénéité.
Prévoyez ensuite l’ensemble des supports de communication nécessaires pour communiquer sur votre événement : invitation, programme, plan, affiches, etc. N’oubliez pas la signalétique, en amont et sur le lieu de l’événement. Pensez également à produire des éléments pour identifier les équipes d’accueil et les organisateurs : badges, polos ou t-shirts, etc.
Anticiper les délais de réalisation des supports et les délais d’impression.
Les outils indispensables pour organiser votre événement
La déroulante
Ce document vous permet de prévoir le déroulé de votre événement, poste par poste, depuis la réception des lieux pour le montage jusqu’au démontage final. Il répertorie heure par heure (voire quart d’heure par quart d’heure) les arrivées des prestataires, mais aussi le lancement et la fin des différentes animations . Ce document constitue une aide précieuse pour penser à tout et ne rien laisser au hasard. Il peut aussi servir à identifier de potentiels problèmes d’organisation. Une fois la déroulante validée, la remettre aux équipes terrain et prestataires est souvent une bonne idée pour un suivi de l’organisation au plus près et une bonne circulation de l’information.
Suivi budgétaire précis
En amont de votre événement, gérer son budget de façon très rigoureuse évite les mauvaises surprises. Dans le budget prévisionnel, ajoutez toujours une ligne « imprévus » égale à 5 % de votre budget global.
Rétroplanning
Dès le lancement de votre événement et la validation de la date, élaborez un rétroplanning ultra précis tenant compte des contraintes techniques, des absences potentielles… Suivez-le à la lettre : un événement réussi ne s’organise pas dans l’urgence !
