Organiser votre événement en 4 étapes : J – 7 (2/2)

Organiser votre événement en 4 étapes : J – 7 (2/2)

Après de longs mois de préparatifs (au moins 3, mais certains événements commencent à être préparés 18 mois à l’avance !), la semaine qui précède le lancement de votre salon, festival,  séminaire, lancement produit, etc. s’annonce chargée ! Tout s’accélère, et vous avez mille et uns détails à gérer.  Pour bien organiser votre événement, voici 4 étapes sur lesquelles il ne faut pas faire l’impasse à une semaine de l’échéance.

1. Contactez les prestataires

Quelques  jours avant votre événement, reprenez contact avec vos différents prestataires. Validez ainsi leur présence, leur heure d’arrivée, le contact de la personne sur place. Vous pourrez également passer en revue les différents points d’organisation ensemble afin que tout se déroule sans accroc le jour J.

2. Briefez vos équipes terrain

Le personnel d’accueil, de service, les animateurs, etc. vont être en relation directe avec vos invités. Il est primordial qu’ils aient un comportement adapté à votre image et votre positionnement ; le brief des équipes et la répartition des tâches ne sont donc pas à prendre à la légère. Rassemblez l’ensemble de l’équipe sur le lieu de l’événement pour un brief détaillé. Faites-leur visiter les lieux, présentez-leur le programme en détail :ils devront savoir répondre à toutes les questions de vos invités, quel que soit leur rôle. 

Pensez à établir des fiches de poste personnelles avec un descriptif de poste détaillé sur les différents créneaux horaires qui rythment votre événement.

3. Le régisseur opérationnel 

Le régisseur opérationnel a un rôle capital le jour J. Il est garant du bon déroulé de l’événement et capable de répondre à tous les impondérables. Il est présent dès l’accueil des prestataires jusqu’à la clôture de l’événement et le démontage.

Un bon régisseur opérationnel est une personne de confiance, réactive, sachant prendre des initiatives, avec un bon relationnel et avec une connaissance parfaite de l’événement de A à Z.

4. Photos et vidéos

Prévoyez la venue d’un photographe professionnel pour la réalisation d’un reportage photos de votre événement mais aussi des coulisses. Vous pouvez aussi prévoir la réalisation d’une courte vidéo. Et n’oubliez pas de faire relayer l’événement en direct sur les réseaux sociaux !

J + 1 : prolongez l’événement et faites le bilan

  • Pensez à remercier les participants en leur envoyant des photos et/ou le film souvenir ;
  • Interrogez des personnes autour de vous pour connaître leur ressenti : invités, collaborateurs, prestataires, équipe d’accueil, etc.
  • Vous pouvez également faire remplir un questionnaire court aux participants  : prendre leurs remarques en compte vous permettra de faire encore mieux la prochaine fois ;
  • Établissez un bilan écrit et définissez les axes d’amélioration pour les prochaines éditions : des notes prises pendant le déroulement de l’événement pourront vous être utiles.