Chef de projet : l’atout au cœur de votre communication

Chef de projet : l’atout au cœur de votre communication

Personnage multifacettes peuplant la majorité des agences de communication, le chef de projet intrigue : comment s’occupe-t-il ? De quoi sont faites ses journées ? On a pensé qu’une étude approfondie du métier de chef de projet communication tel qu’on l’entend chez Couleur Citron vous permettrait de mieux comprendre le rôle de ce rouage essentiel.

L’avant-vente

Avant de gérer vos projets, le chef de projet forme un binôme avec le directeur conseil/chargé de développement commercial pour élaborer les réponses commerciales. Il est alors choisi pour son domaine d’expertise. Chez Couleur Citron, nous comptons 3 chefs de projet communication globale & événementiel, ainsi que 3 chefs de projet digitaux (écosystèmes digitaux/ webmarketing). La réponse à votre appel d’offre est donc écrite à 4 mains (et souvent issue d’un brainstorming en présence de nombreux cerveaux).

Plus spécifiquement, le chef de projet :

    • Est moteur sur toute la partie de la réponse touchant à son domaine d’expertise. Par exemple, le chef de projet digital se doit de disséquer l’appel d’offre numérique pour faire émerger les questions essentielles à la bonne compréhension du besoin et d’être innovant dans ses propositions, fort d’une veille métier ;
    • Est responsable du chiffrage auprès des équipes créatives et techniques. Il est chargé de décrire précisément les tenants et aboutissants de sa réponse afin que celles-ci puissent esquisser la solution la plus judicieuse.

Il soutient sa réponse en compagnie du directeur conseil/chargé de développement et du reste de l’équipe. Bien entendu lorsqu’il remporte un budget, le chef de projet est heureux, ému, soulagé,et fier de son équipe. Puis il se recueille, se concentre, souffle un bon coup et … c’est parti, votre projet commence !

Le lancement de projet

Lorsqu’un travail d’avant-vente tel que décrit plus haut a été nécessaire, le chef de projet connaît bien votre demande. Lorsque, comme c’est parfois le cas, la phase préliminaire a été entièrement menée par un directeur conseil/chargé de développement commercial, une passation entre ces deux protagonistes est alors nécessaire.

Vient ensuite le temps de la réunion de lancement. Ce moment-clé est à géométrie variable en fonction des types de projets, mais y sont a minima abordés les points suivants :

  • revue de périmètre de l’offre (et donc du budget)
  • définition du comité projet (côté agence et côté client)
  • définition des objectifs du projet
  • définition des jalons du projet (ce qui permettra ensuite au chef de projet de construire son rétroplanning)
  • identification des principaux enjeux et facteurs de risques (pour mieux les prévenir et les contrer)

Une fois cette étape charnière passée, il doit alors produire :

  • le compte rendu de réunion
  • le rétroplanning
  • les premiers éléments de conception, par exemple : définition des messages clés ; flowchart ; arborescence ; wireframes pour le digital / chemin de fer pour le print, etc.

En fonction des projets, une phase de conseil et stratégie comprenant l’élaboration d’une plateforme de marque et la définition d’un positionnement peut également avoir lieu.

La vie du projet

Tout au long du projet il sera le lien entre vous, client, et le reste de l’agence. Et durant cette période, ne pensez pas qu’il s’ennuie ! Voici un aperçu de ses activités principales :

  • gestion de la cohérence de tous vos supports, du respect de votre image et de la bonne mise en œuvre de votre stratégie de communication
  • gestion des processus de validation
  • planification des ressources
  • synchronisation des équipes internes : créatives, techniques, et éventuellement spécialistes tels que le référenceur ou le community manager
  • synchronisation des équipes externes : imprimeurs, poseurs… et gestion des différentes contraintes techniques et logistiques inhérentes au métier de chacun
  • points d’avancement à vos côtés
  • il répond à vos questions, vous conseille au quotidien

Cette partie de son travail est la moins visible pour le client. Pourtant, ces tâches  représentent une part importante de ses journées et garantissent le respect des objectifs, des délais… et des budgets ! S’il s’agit d’un projet digital, une nouvelle phase de conception peut avoir lieu. Il s’agit de la rédaction de la « bible » de nos projets web : le cahier des spécifications fonctionnelles (nous y reviendrons plus en détails dans un futur article sur la méthodologie de projets digitaux).

Ses qualités

Enquête métier oblige, quelles sont les qualités requises pour devenir chef de projet ? 

On le dit souvent : l’organisation est essentielle. Nous avons évoqué la décomposition d’un projet type… sans mentionner qu’il en gérait parfois une dizaine en parallèle ! Pour y parvenir, mieux vaut (nous le répétons souvent aux petits nouveaux) ne pas s’en vouloir si la to-do list de la journée a évolué entre le matin et l’après-midi : certaines tâches seront reportées, de nouvelles urgences les auront remplacées… Le tout est de s’y attendre et de ne jamais se laisser submerger. Le sens de la relation-client est un autre trait de caractère nécessaire. Le sens de la relation tout court d’ailleurs ! Écouter pour comprendre le client est la première étape, mais il faut ensuite écouter pour comprendre les équipes. Loin du « mythe de la boîte aux lettres », un bon chef de projet est un facilitateur qui traduit les besoins de chaque partie. Des qualités de leadership seront nécessaires pour coordonner tous ses collaborateurs, indéniablement. Enfin, cela va de soi avec tout ce qui a été écrit plus haut, une bonne résistance au stress est nécessaire !

Mais pourquoi vouloir devenir chef de projet alors ?

Vous arrivez à cette 5e partie, fébriles : mais pourquoi vouloir faire ce travail que nous venons de vous dépeindre ?! Un poste à base de stress, de gestion des risques et des conflits, d’imprévus et autres rebondissements ?

  • Sans hésitation, et pour toutes ces raisons :ne jamais connaître la routine en jonglant entre des clients aux problématiques variées
  • S’enrichir chaque jour en découvrant de nouvelles activités, de nouveaux briefs, de nouvelles méthodes de production, de nouveaux outils…
  • Utiliser les différents hémisphères de son cerveau : tantôt pour faire preuve de créativité (durant les brainstormings et autres phases de conception), tantôt par besoin de pragmatisme et de rigueur. Le chef de projet a toujours un côté créatif en lui, qu’il n’aimerait pas devoir abandonner !
  • Pour le bonheur de voir naître un projet de la phase d’idée jusqu’à son déploiement. Le chef de projet n’en perdra pas une miette.

Vous l’aurez compris : dans une agence telle que Couleur Citron, comme dans n’importe quel autre secteur d’activités, le chef de projet est bien entendu un super coordinateur-facilitateur. Mais comme en agence de communication on aime les gens multitâches, on lui demande aussi d’être : pointu dans son domaine d’expertise, créatif lors de l’élaboration de réponses commerciales, jongleur émérite (entre ses divers clients et projets), fin psychologue (auprès de son équipe, parfois) et surtout un peu masochiste pour aimer autant le stress et les imprévus. Ne vous inquiétez pas trop pour lui quand même : il aime toutes les facettes de son métier et n’échangerait sa place avec aucun autre poste de l’agence. Nous vous présenterons bientôt d’autres portraits-métiers sur ce blog : travailler en agence, c’est avant tout travailler en équipe !